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Organizzazione aziendale: quando il problema non è il marketing!

“Senza una chiara pianificazione delle procedure organizzative, nessuna azienda potrà mai fare la differenza sul mercato”

Oggi non parlerò né di strategie di marketing, né dei metodi di vendita per ottenere migliori risultati.

 

In questo post voglio focalizzarmi su un problema che riguarda, chi più chi meno, molti imprenditori del settore serramenti e i titolari di showroom di porte e finestre: la carenza o la mancanza di chiare e definite procedure aziendali.

 

Non ti nego che, per esperienza diretta, ho avuto a che fare con questa “criticità”, davvero molto dura da combattere ed eliminare.

 

Come l’Idra di Lerna, mitologico mostro a nove teste, quando ne tagli una, ecco che ne spuntano altre due!

 

A cosa mi riferisco esattamente?

 

A tutte le volte che avrai pronunciato frasi del tipo:

 

“Com’è possibile che in questa azienda se non gestisco io questo problema, nessuno se ne interessa?”

 

“Se non ci fossi io, anche se cadesse il mondo, nessuno muoverebbe un dito!”

 

Ho indovinato?

 

E se qualche dipendente ti fa notare che l’automezzo non è ancora partito per fare le consegne o che il server di posta elettronica da ancora problemi nella ricezione delle e-mail, quante volte avrai pronunciato la frase: “Va bene, ci penso io!”

 

Peccato che questo modo di gestire le cose non fa altro che caricarti di stress, riempire l’azienda di continue tensioni e non risolvere i problemi in maniera tempestiva.

 

La mancanza di procedure organizzative  genera inevitabilmente inefficienze e disservizi.

 

La sindrome del “ma perché devo fare tutto io in questa azienda?”, spesso è collegata all’errata convinzione del “come lo faccio io, non lo fa nessuno!”

 

C’è da programmare il montaggio dei serramenti di un cliente importante? Va bene, lo chiamo io.

 

C’è da contattare un nuovo fornitore? Va bene, ci penso io.

 

C’è da capire questa nuova legge sugli sgravi fiscali? Va bene, mi informo io.

 

Se ti sei indentificato in una o più situazioni e pensi che tu sia il solo ad avere questi problemi in azienda, ti assicuro: non è così!

 

La maggioranza delle piccole e medie imprese vive, ogni giorno, lo stesso “film”, che spesso viene proiettato in ogni reparto: dagli acquisti alle vendite, dall’amministrazione alla produzione, dal marketing all’ufficio spedizioni.

 

Come fare a sconfiggere questo mostro, evitando di tagliare la testa sbagliata e ritrovarsene con altre due? 

 

Premesso che un’azienda è composta da più persone e che da solo non puoi farcela a gestirla, se ci sono dipendenti o collaboratori che non ti seguono e che non lavorano come vorresti, il più delle volte, la responsabilità è di chi la dirige.

 

Con questo non voglio dire che non ci possono essere dipendenti che, in alcuni casi, sono distratti o troppo presi da altri compiti o che non commettano mai degli errori.

 

Dico solo che, alzare la voce o gridare per ottenere attenzione o arrabbiarsi pensando di sensibilizzare un collaboratore a lavorare meglio, non è mai la scelta più saggia.

 

Un dipendente per quanto possa essere una risorsa importante, non sarà mai il tuo alter ego. Vuoi per un fatto caratteriale, per forma mentis o per esperienza, non potrà mai pensare o agire come te in ogni situazione che affronta.

 

A questo devi aggiungere che le sue competenze possono essere diverse dalle tue. Non è un imprenditore o un manager che ha una visione generale del business aziendale e magari anche un’esperienza a 360°.

 

Se hai pronunciato frasi del tipo: “Ma è possibile che devo dirti sempre io cosa fare?”, ora sai che hai sprecato solo tempo e fiato.

 

Non tutti siamo bravi allo stesso modo e non tutti siamo portati a fare le stesse cose, ottenendo i medesimi risultati.

 

Se un collaboratore non riesce ad ottenere nemmeno gli obiettivi minimi in una certa mansione, è inutile insistere. E’ molto probabile che possa essere la persona sbagliata nel posto sbagliato.

 

E indovina chi l’ha messa proprio in quel posto?

 

Certo prima di fare queste valutazioni occorre rispondere con obiettività alle seguenti domande:

 

  • E’ stato formato a dovere e messo nelle migliori condizioni per svolgere il suo lavoro?
  • Sono stati condivisi con lui gli obiettivi e le procedure a cui si deve attenere per raggiungerli?
  • Gli sono stati forniti tutti gli strumenti necessari per poter operare al meglio?

Solo dopo aver fatto queste attente analisi, si potranno intraprendere le opportune azioni correttive.

 

Non è detto infatti che cambiando una risorsa, si ottengano migliori risultati…

 

Pensa agli agenti di vendita o ai responsabili commerciali. Quante volte cambiarli è stato davvero producente?

 

Con questo non voglio dire che non bisogna mai sostituire un collaboratore o un dipendente. Dico solo che, prima di farlo, occorre valutare bene la situazione per evitare di peggiorarla.

 

 

ORGANIZZAZIONE AZIENDALE: 3 COSE DA FARE

 

1)Le riunioni aziendali: ma servono davvero?

 

Spesso si pensa che riunirsi tutti in una stanza e parlare per ore, sia solo una perdita di tempo! Falso! Analizzare i problemi che impediscono a un reparto di esprimere le proprie potenzialità, confrontarsi su quello che blocca un dipendente o valutare quello che preoccupa un collaboratore, rappresentano le basi per intraprendere eventuali azioni correttive.

 

Prendere, al contrario, decisioni sull’onda emotiva di un accadimento aziendale o un fatto increscioso, senza che prima ci sia stato un chiaro dibattito, in cui tutti gli interessati hanno potuto esprimere la propria opinione, potrebbe essere un errore.

 

Hai programmato nella tua azienda delle riunioni periodiche?

 

 

 

Non sto parlando di quelle che si fanno ogni tanto, quando una certa situazione ormai è diventata cronica.

 

Mi riferisco a un calendario che fissi dei momenti in cui riunirsi, durante l’anno, con tanto di ordine del giorno sugli argomenti da discutere e un bel verbale di ciò che si è deciso.

 

Non è necessario che le riunioni durino un’intera giornata o vengano indette ogni settimana.

 

Programmarle con una certa frequenza però, responsabilizza i collaboratori e i dipendenti, che dovranno poi relazionare sull’andamento dei loro programmi e il raggiungimento dei loro obiettivi.

 

Ci avevi mai pensato?

 

2) Impara a delegare

 

Tutti gli imprenditori hanno bisogno di collaboratori fidati, se vogliono raggiungere i loro obiettivi. Non devi aver paura di circondarti di persone in grado di aiutarti a sviluppare il tuo business.

 

Delegare è un verbo molto difficile da mettere in pratica.

 

Ma cosa significa realmente “delegare”?

 

Vuol dire “semplicemente” che dovresti lasciare ad altri le attività che non rientrano nelle tue specialità.

 

Certo è più facile a dirsi, che a farsi!

 

Arrivati, però, ad un certo punto dell’attività potresti trovarti con dei progetti da gestire troppo complessi o poco convenienti, ma che comunque, devi portare a termine. Farti aiutare da un collaboratore capace o da un consulente specializzato nella risoluzione di questo problema, potrebbe avvantaggiarti in termini di costi e di tempi.

 

Cosa delegare?

 

Innanzitutto tutte quelle attività “ordinarie” che chiunque potrebbe fare in azienda e per le quali il valore aggiunto è minimo o quasi zero.

 

Per capirci: inviare un’e-mail ad un nuovo contatto, fare un preventivo o rispondere al telefono. Non mi dire che nella tua azienda non ci sta nessuno che possa sostituirti in queste attività quotidiane.

 

Se non è così, trova dei validi collaboratori! In questo modo potrai avere il tempo di dedicarti alle cose che sai fare meglio e in cui fai davvero la differenza. E se fossero proprio queste a farti preferire dai tuoi clienti?

 

Potenzia ciò che sai fare, delega quello che ti sembra superfluo o che può essere gestito da un’altra persona.

 

Nel farlo, ovviamente, stabilisci delle procedure o delle modalità per gestire le attività efficacemente e dei tempi appropriati per potarle a termine.

 

Pensi che solo tu puoi fare un preventivo nella maniera giusta o rispondere ad un’e-mail di primo contatto nel modo più efficace? Anche se sei tu a generare la maggioranza del fatturato, istruisci una persona che ti aiuti nella gestione del lavoro.

 

Il tempo non si compra! Una giornata lavorativa è fatta poi di sole 8 – 10 ore e per i più stacanovisti al massimo di 12. Non pensare ad aumentare il numero delle ore lavorative! Delegare è l’unico modo per guadagnare più tempo per le cose che faranno davvero la differenza nella tua azienda.

 

3)Il piano organizzativo aziendale

 

Fino a quando ti limiterai a pensare a come dovrebbero essere fatte le cose in azienda, queste resteranno solo nella tua testa.

 

Il dipendente continuerà a fare le cose come ha sempre fatto e il collaboratore ritornerà alle sue vecchie abitudini, dando la sensazione di non seguire le tue direttive.

 

Ecco perché sei diventato il capo del “pronto soccorso” della tua azienda.

 

Ogni volta che c’è un problema, indovina da chi vanno?

 

Tu chiedi soluzioni, i tuoi collaboratori pensano che devi essere tu a risolverli.

 

D’altronde l’azienda è tua e sei tu anche il primo ad entrare e l’ultimo a uscire!

 

E così che vanno molto spesso le cose, vero?

 

In un mondo ideale la tua azienda dovrebbe andare avanti anche senza di te. Tu sei fuori? L’azienda va avanti: promuove, vende, produce, consegna, fattura e incassa.

 

Un sogno ad occhi aperti?

 

Solo dotandoti di un preciso piano organizzativo potrai trasformarlo in realtà!

 

Per fare questo però le persone che lavorano con te devono sapere: cosa fare, come e quando farlo.

 

Certo se “pretendi” che, all’inizio, siano in grado di farlo bene quanto te, ti do un suggerimento: in questa fase non cercare la perfezione! Un 6 non è un 8, ma è meglio di un’insufficienza. Avrai tempo per ottimizzare il tuo sistema.

 

Devi ideare una pianificazione organizzativa in relazione alle specifiche esigenze della tua azienda. Solo dopo, potrai scrivere le singole procedure di gestione.

 

Non imitare altre organizzazioni. Quello che funziona per altre realtà, potrebbe non essere adatto alla tua.

 

Se non sai come fare, potresti farti aiutare da qualche professionista  o da un consulente esperto, anche per singole fasi della pianificazione aziendale.

 

La falla si trova nel marketing operativo o nell’ufficio acquisti? E’ la logistica che ti preoccupa?

 

Esistono sempre soluzioni, che potresti non aver ancora scoperto o valutato.

 

Il nostro settore sta cambiando alla velocità della luce, te ne sarai accorto, vero?

 

Nuove leggi e normative a cui adeguarsi, nuovi strumenti digitali e di web marketing con cui confrontarsi, posa certificata per i posatori, ecc.

 

Sta a te decidere se dovranno trasformarsi in un limite o un’opportunità per tua attività.

 

Per avere il tempo necessario e valutare tutto, devi dotarti di un sistema organizzativo fatto di metodi gestionali, procedure e controlli.

 

So che tutto questo richiede tempo, per cui intanto butta giù su un foglio bianco tutto quello che hai nella tua testa. Scrivilo! E’ l’unico modo per averlo sempre sotto gli occhi. Chiama poi i tuoi collaboratori, indici una riunione e inizia a confrontarti con loro.

 

Potresti stupirti anche in positivo, se era da tempo che non lo facevi. E non dimenticarti il verbo più importante: delegare!

 

Magari riuscirai a ridurre il tuo monte ore, smettendola di lavorare 70 ore alla settimana. Con il tempo guadagnato potrai ottimizzare il tuo lavoro e quello degli altri.

 

Sai questo cosa vuol dire?

 

Significa che, arrivato ad un certo livello, se vuoi far crescere davvero la tua azienda potrai farlo solo delegando ad altri.

 

Fidati, è l’unica strada…

 

Aristotele diceva che “lo scopo del lavoro è quello di guadagnarsi del tempo libero”

 

E se non trovi mai tempo per le cose importanti, significa che non lo stai utilizzando bene.

 

La differenza tra un’azienda che cresce e un’altra che resta ferma sta proprio nel tempo che dedica all’implementazione di nuove strategie di pianificazione aziendale, alla ricerca dei migliori processi  organizzativi per restare al passo con i tempi e all’uso di strumenti che possono apportare nuovo valore.

 

L’azienda è una somma di fattori. Devi creare il tuo metodo organizzativo per renderla davvero profittevole. Solo così potrai ottimizzare i processi e ottenere i risultati che meriti.

 

 

Se pensi che le strategie di marketing possano essere interessanti per la tua attività, ti invito ad approfondirle visitando il mio Blog: vendereinfissi.it 

 

 Alessandro Guaglione

Consulente di Marketing – Blogger e fondatore di vendereinfissi.it

 

“Aiuto Serramentisti, Aziende e Rivenditori a distinguersi dalla concorrenza, sviluppando strategie di marketing capaci di aumentare i profitti”

 

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